Bima Tandika
Sebagai seorang pengusaha, wajar jika setiap hari Anda selalu ‘sibuk’ mengurus bisnis/usaha yang dilakoni. Agar pekerjaan Anda bisa terselesaikan, menjadi pengusaha yang produktif adalah cara terbaik yang bisa dilakukan. Sayangnya, ‘sibuk’ tidak selalu berarti produktif dan tidak semua pengusaha tahu bagaimana caranya menjadi produktif.
Nah, supaya Anda bisa lebih produktif, yuk, baca tips meningkatkan produktivitas di artikel berikut! Anda juga bisa mencari tahu hal apa saja yang dapat menurunkan produktivitas serta bagaimana meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan demikian, Anda bisa tetap menjadi pengusaha yang produktif setiap hari!
Kenali Perbedaan Sibuk dan Produktif
Sebelum mengetahui tips meningkatkan produktivitas, Anda perlu tahu dulu apa perbedaan ‘sibuk’ dan ‘produktif’.
‘Sibuk’ dapat didefinisikan sebagai sebuah kondisi ketika Anda dihadapkan dengan banyak pekerjaan dalam satu waktu tertentu. Tak heran, ‘sibuk’ biasanya dikaitkan dengan kondisi multitasking. Meski melakukan banyak hal dalam satu waktu, mereka tidak terlalu berfokus pada hasil yang ingin dicapai.
Di sisi lain, ‘produktif’ memiliki arti ‘dapat menghasilkan’. Dari arti tersebut bisa kita ketahui bahwa orang yang produktif memiliki goals yang ingin dicapai. Alhasil, orang yang produktif akan berfokus untuk mencapai goals tersebut.
Orang yang tampak ‘sibuk’ tidak selalu berarti ‘produktif’. Kegiatan multitasking yang dilakoni orang-orang ‘sibuk’ justru merupakan hal yang menghambat produktivitas. Pasalnya, ‘multitasking’ bisa mengganggu fokus saat bekerja sehingga butuh waktu lebih lama untuk mengerjakan satu pekerjaan spesifik. Kualitas pekerjaan pun biasanya jadi tidak maksimal dengan melakukan pekerjaan secara multitasking.
Hal yang berbeda terjadi pada orang yang produktif. Jumlah kegiatan yang di-handle dalam satu waktu mungkin lebih sedikit. Namun orang produktif akan berfokus pada ketercapaian goals. Mereka juga akan lebih fokus, sehingga kualitas pekerjaannya juga baik.
Penyebab Rendahnya Produktivitas
Apa saja, sih, hal yang bisa menyebabkan rendahnya produktivitas? Secara umum, ada tiga poin yang menyebabkan rendahnya produktivitas, yaitu adanya gangguan (disrupsi), waktu yang ‘berlebihan’, serta tidak adanya to-do list yang spesifik.
Mari kita bahas satu per satu.
Adanya gangguan (disrupsi)
Gangguan yang dapat menurunkan produktivitas ini bentuknya bermacam-macam. Gangguan yang paling sering muncul biasanya adalah bunyi notifikasi smartphone dan adanya panggilan masuk. Meski terkesan sepele, bunyi smartphone bisa cukup mengganggu fokus Anda, lho.
Menghilangkan sumber gangguan adalah cara terampuh dalam mengatasi rendahnya produktivitas. Anda bisa sisihkan atau mematikan notifikasi smartphone pada saat bekerja supaya fokus tidak terganggu.
Merasa waktu ‘berlebihan’
Penyebab produktivitas rendah selanjutnya adalah adanya perasaan bahwa Anda masih memiliki waktu yang banyak untuk melakukan suatu pekerjaan. Karena merasa waktu masih banyak, Anda jadi menunda-nunda pekerjaan.
Anda dapat mencegah hal ini terjadi dengan memberikan alokasi waktu yang jelas untuk setiap pekerjaan. Anda juga perlu tegas dalam menerapkan alokasi waktu ini.
Misalnya, jika sudah berkomitmen untuk menyelesaikan suatu pekerjaan selama 2 jam, maka selama waktu itu Anda harus bisa menyelesaikan pekerjaan.
To-do list yang tidak spesifik detail pekerjaannya
Membuat to-do list yang jelas juga bisa membantu Anda untuk meningkatkan produktivitas. Hal ini bisa dilakukan untuk mengurangi kebingungan ketika melakukan pekerjaan-pekerjaan di list tersebut.
Misalnya, Anda perlu melakukan meeting dengan tim marketing pada jam 10.00. Ketika membuat to-do list-nya, Anda perlu tahu apa saja yang ingin dicapai dari meeting tersebut. Dengan demikian, Anda bisa lebih memfokuskan pikiran ke pencapaian tujuan pada agenda meeting tersebut.
Demikian pula jika Anda ingin mengirim email ke seseorang. Alih-alih sekadar membuat to-do list ‘mengirim email ke X’, buatlah to-do list yang lebih detail seperti ‘mengirim email ke X tentang (…)’.
Strategi Meningkatkan Produktivitas untuk Pekerjaan Administratif
Pengusaha seperti Anda mungkin jarang sekali berkutat dengan pekerjaan administratif. Meski demikian, bukan tidak mungkin Anda perlu menangani hal-hal seperti ini. Berikut ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan produktivitas ketika mengerjakan pekerjaan yang sifatnya administratif.
Miliki fokus yang baik
Untuk bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan kualitas yang baik, Anda perlu fokus yang baik pula. Sayangnya, kebanyakan orang tidak bisa mempertahankan fokusnya dalam waktu yang lama.
Anda dapat menggunakan beberapa pendekatan untuk membantu agar bisa fokus lebih lama. Salah satunya adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro.
Dengan teknik ini, Anda bisa memperoleh momen fokus yang diselingi dengan istirahat singkat untuk mengimbanginya. Lama waktu fokus pun tidak begitu lama, yaitu hanya 25 menit untuk satu sesi diiringi istirahat 5 menit.
Lakukan otomatisasi
Saat ini sudah banyak hal yang bisa dilakukan secara otomatis–termasuk dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan administratif. Pekerjaan-pekerjaan yang dimaksud misalnya seperti mengirim email ke pelanggan, memindahkan data dari dokumen tercetak ke komputer, maupun membuat invoice pembelian.
Nah, jika beberapa pekerjaan bisa diotomatisasi, akan lebih baik jika Anda menerapkan otomatisasi tersebut. Melakukan otomatisasi dapat membantu Anda untuk bisa lebih fokus kepada pekerjaan-pekerjaan yang lebih penting.
Delegasikan tugas kepada orang lain
Supaya bisa lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang lebih penting, Anda bisa mendelegasikan tugas-tugas administratif kepada karyawan. Pastikan Anda merekrut cukup karyawan untuk menangani pekerjaan yang bisa didelegasikan.
Butuh Keluar Kantor? Berikut Tips yang Bisa Anda Terapkan
Sebagai pengusaha, bukanlah hal yang aneh jika Anda perlu keluar kantor untuk menyelesaikan pekerjaan. Pekerjaan yang dimaksud misalnya seperti bertemu klien potensial, survei pasar, dll.
Sama seperti pekerjaan administratif, Anda juga perlu pintar-pintar mengatur strategi agar waktu keluar kantor menjadi momen yang produktif. Bagaimanapun juga, perjalanan juga memakan waktu sehingga waktu kerja Anda bisa berkurang banyak.
Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan jika perlu menyelesaikan pekerjaan di luar kantor.
Buatlah rute perjalanan saat keluar kantor
Agar alokasi waktu keluar kantor dapat dimanfaatkan secara efektif, buat rute khusus agar arah gerak Anda terencana. Dengan menggunakan cara ini, Anda bisa menggunakan rute paling efisien untuk pergi ke tempat-tempat yang perlu dikunjungi.
Buatlah detail planning kegiatan yang perlu dilakukan
Selain menentukan rute, Anda juga perlu mengatur planning kegiatan yang perlu dilakukan saat keluar kantor. Sebisa mungkin, buatlah planning yang mendetail agar Anda tidak mengalami kebingungan saat menjalaninya.
Sebisa mungkin tekan jumlah offline meeting
Jika memungkinkan, gunakan email untuk berkomunikasi dengan klien, supplier, maupun pihak lain yang penting untuk keberlangsungan bisnis Anda. Online meeting juga bisa menjadi alternatif solusi offline meeting yang cenderung boros waktu–terutama untuk transportasi.
Mendorong Karyawan untuk Bekerja Produktif
Boleh jadi Anda sudah produktif dalam melakukan pekerjaan terkait bisnis. Akan tetapi, bagaimana jika karyawan-karyawan Anda tidak bekerja sesuai dengan yang diharapkan? Apa yang bisa Anda lakukan sebagai pemilik bisnis?
Pastikan bayaran mereka sesuai
Meskipun motivasi tidak hanya dibangun karena adanya gaji, gaji yang cukup berperan penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Pasalnya, karyawan-karyawan yang kurang produktif biasanya merasa underpaid.
Berikan karyawan peralatan dan bahan yang cukup
Bukan hanya gaji saja yang perlu dicukupkan. Berikan juga peralatan, kelengkapan, dan fasilitas pendukung yang memadai untuk bekerja agar kinerja karyawan bisa optimal.
Berikan apresiasi
Perasaan undervalued juga menjadi salah satu faktor yang menyebabkan seorang karyawan tidak bekerja secara produktif. Tidak ada salahnya sesekali memberikan hadiah/apresiasi lain untuk mereka yang memiliki performa brilian dalam rentang waktu tertentu.
Nah, itulah cara agar Anda bisa bekerja dengan produktif sebagai pengusaha. Bagaimana, siap untuk menerapkan tips-tips di atas?
